Grattacapi intranet

Ogni grande azienda ha una intranet. Sarebbe bello sapere se c’è una grande azienda contenta della sua intranet. In mancanza di una risposta scientifica si possono porre alcune domande artigianali:

1. Quanti dipendenti usano davvero la intranet? E quante mail sarebbero risparmiate se si usasse bene la intranet? I social network sono il futuro delle intranet?

2. Dove sono gli archivi del sapere aziendale: nelle intranet o nelle inbox della mail dei dipendenti?

3. Chi è responsabile della intranet? I dipartimenti risorse umane hanno certamente molto da fare. Come pure quelli dedicati alla comunicazione interna. Ma tutte le applicazioni che servono alla produzione aziendale sono ovviamente fatti dai dipartimenti informatici. Questi ultimi sono i promotori delle intranet o i freni al loro sviluppo? Chi guida lo sviluppo delle intranet?

4. Le intranet sono portali di notizie e applicazioni ad uso dei dipendenti fondamentalmente separati dal web? O sono uno spazio del web che può essere visto solo dai dipendenti?

5. L’information overload, l’urgenza delle mail e dei cc, la diversità delle diverse funzioni aziendali, rendono le intranet enormemente complesse e poco utilizzate?

Si direbbe che anche le intranet vadano trattate con lo spirito dell’informazione di servizio. Non si scrive più sullo spazio limitato del mezzo di comunicazione, ma sul tempo e l’attenzione limitati delle persone.

Ma il problema qui è decisamente un altro. Un tempo l’informazione interna era una metafora del potere. Se avevi informazioni che riuscivi a fermare sulla tua scrivania avevi un pezzo di potere. Ora l’informazione è diventata un generatore di valore tanto più ricco quanto più condiviso e compreso da tutta la rete delle persone accomunate da uno scopo. Le informazioni devono andare veloci, le cattive notizie devono circolare, le applicazioni devono essere facili da usare…

Forse le intranet non dureranno a lungo nella forma che hanno assunto all’epoca dei portali. E la loro nuova forma dovrà essere mutuata dall’insieme dell’evoluzione della rete.

Forse potrebbero essere molto più facili da usare se fosse più forte la loro guida. Forse potrebbero essere organizzate in sette aree:
1. Informazioni per tutti. Un giornale interno. Con un bell’archivio di documenti approvati.
2. Informazioni da tutti. Forse un wiki interno. Con un bell’archivio di documenti valutati p2p.
3. Applicazioni. Magari capaci di girare sui desktop e sui cellulari.
4. Comunicazioni tra gruppi di colleghi connessi a vario titolo. Un twitter interno. Con il compito di ridurre drasticamente la mail.
5. Search totale assoluta intelligente. Vagamente semantica.
6. Timeline condivisa di ogni attività progettuale in corso.
7. Servizio call for ideas. Una zooppa interna…

Se si vietassero i cc nelle mail interne forse tutto questo potrebbe anche funzionare.

Comments

16 Comments so far. Leave a comment below.
  1. Abbiamo sviluppato, messo in produzione e mantenuto da circa due anni una piattaforma di enterprise2.0 (open source). L’abbiamo mantenuta e analizzata nelle sue dinamiche all’interno di FBK, fondazione di ricerca a Trento con circa 400 persone.
    Se vuoi ti racconto cosa abbiamo imparato quando passi di qua! ;)
    La piattaforma si trova a http://taolin.fbk.eu (tavolino in dialetto trentino, e’ open source e una sua istanza e’ stata appunto usata dai miei colleghi per circa due anni)

  2. bello, grazie della segnalazione… :-)

  3. in Telecom c’è una intranet da una vita, hanno anche tentato di fare forum e gruppi vari, a maggio inventano persino un BarCamp (!) ma il massimo che si ha in pratica è che un po’ di documentazione istituzionale sta nel sito. Persino nel singolo gruppo di lavoro i documenti vengono salvati in PVCS ma inviati comunque come attachment.
    La mia sensazione è che non c’è comunque una cultura della condivisione.

  4. Luca, apprezzo lo sforzo di provare a dare indicazioni su come progettarle (le aree in cui dividerla) ma ti informo che esiste parecchia letteratura in merito, tanti esempi, case history e una metodologia che per fortuna si sta consolidando.
    Non è quindi necessario dare avventurosi consigli e spremersi le meningi per reinventare la ruota: nel Mondo stiamo già un filino avanti.
    Ecco, solo per tua informazione

  5. Mau, ho lavorato in Telecom 14 anni, ho creato e gestito il portale allora Wireline e oggi Direzioni Operative, e messo in piedi delle community che esistono ancora oggi. La situazione è triste, certo, ma non corrisponde per niente a quello che dici tu. Progetto Archimede per quelli della Rete (per la cronaca, si tratta di crowdsourcing delle idee), community fotografia e PC help, blog REGMAN per la progettazione condivisa dell’interfaccia di un’applicativo, e il social network CAMPUS, per i 5.000 operatori della TIm (anche questo ho contribuito a crearlo, come esterno). E molte molte altre cose. Io non sono certo un fan della Telecom (mi sono licenziato 5 anni fa) ma le cose vanno dette come sono. C’è un sacco di gente che si fa un mazzo così e molti partecipanti attivi. Ok? Un saluto.

  6. caro Giacomo, grazie per il consiglio. e tra le molte cose che ci sono e che non ho citato, già che ci sono, cito il tuo blog: http://www.intranetmanagement.it/ (quanto al mondo e a quanto sia avanti mi rendo conto che non ne ho viste tante, di intranet, ma quelle che ho visto non erano così tanto avanti)

  7. Luca, c’è tanto lavoro da fare ed è sempre un lavoro di frontiera. Ma oggi almeno sappiamo come farle, quali sono i problemi, quali sono le strategie da adottare e c’è una rete di specialisti nel mondo che si tiene in contatto. E anche ottimi casi (anche in Italia). E cominciano ad esserci aziende che non ci chiedono “perché dovrei farlo” ma “come facciamo”? E’ già qualcosa (quando ne parlavamo nel 2003 ci davano dei pazzi, oggi ci fanno i convegni) :-)

  8. Che dire? Lo scenario di funzioni che proponi è di sicuro interesse e in sostanza descrive la social intranet di cui ho scritto oggi http://www.mimulus.it/2010/04/27/social-intranet/ . Ciò che manca in tutto questo è il fattore umano e culturale! Fino a quando penseremo che l’intranet del futuro conterrà un wiki o un blog e per questo tutto sarà migliore, il futuro non arriverà mai. È ora di iniziare a pensare alle persone che dovranno usare l’intranet del futuro e ai manager che dovranno governare quelle persone.
    La vera novità non è parlare di come progettare l’intranet, ma parlare di come progettare il cambiamento; senza questo le persone saranno sempre insoddisfatte di qualunque strumento anche il più sofisticato solo perché non sapranno usarlo, non sapranno perché usarlo.
    Roberto

  9. @giacomo: io vedo i blog del Faro (che dovrebbero essere quelli di condivisione maggiore). Ogni tanto si cerca di rivitalizzarli, ma poi si ricasca sempre nel torpore.
    Non do la colpa a quelli di Comunicazione Interna, ma generalmente a tutti quelli che dovrebbero entrarci e aggiungere valore, cioè i dipendenti tutti.
    (Sul gruppo fotografico ammetto la mia ignoranza. Quello legato ai libri mi è sempre sembrato l’orticello di pochi. Però non sono comunque “gruppi aziendali”, no?)

  10. luca,

    bene.. il 2003 non è poi tanto tempo fa.. ti va di fare qualche nome di caso brn riuscito? se non si può ti capisco naturalmente.. in fondo questo post è ricerca..

  11. Sabre (10.000 persone): microblogging di Q&A tra dipendenti. Mezzo milione di dollari risparmiati il primo anno grazie alla facilità di trovare competenze interne trasversali
    American Electric Power (22.000 dipendenti): crowsourcing delle idee. 8 milioni di dollari risparmiati in 5 mesi di attività
    Palcemaking: intranet-wiki per tutta l’azienda. Alcune delle pagine dai dipendenti create hanno fornito nuovi standard di produzione. Risparmi di milioni di dollari nella costruzione dei villaggi turistici
    IKEA Usa: this is silly: chiunque veda una stortura organizzativa può segnalarlo e vincere dei buoni sconto
    Gabetti: wiki interno per la revisione delle procedure interne. 4 mesi di tempo risparmati
    Walmart: forum di tutti i dipendenti dei negozi
    ENEL: blog della redazione per raccogliere idee sulla progettazione delle nuove aree intranet
    Regione Emilia Romagna: profilo persone dei dipendenti agganciato ai documenti creati e pubblicati dai dipendenti (su questo può dirti Roerto Cobianchi, che ha contribuito a progettarla)
    Regione Veneto: social tagging e wiki interno per procedure
    BT (110.000 persone, sede UK): hanno tutto, dai wiki ai blog ai gruppi di lavoro con Sharepoint. Sono tutti redattori potenziali
    IBM: hanno tutto, dal Bluetweet a *vari* social network (fringe, beehive). La sperimentazione interna ha permesso di creare un prodotto per le aziende (Lotus connection)
    Avenue A Razorfish (Seattle): wiki interno e documentazione caricata da tutti con tag cloud invece di classificazioni
    Tim: social network interno per operatori del call center: forum tecnici, blog dei vertici e materiali formativi autoprodotti. Meccanismi di rating e ranking dei contributi
    Polizia di Stato: forum interno per tutti i dipendenti delle sedi periferiche. 6.000 messaggi al giorno. Usato per cose tecniche e per discussioni all’interno dei dipartimenti.
    Philips divisione medical: microblogging tra i dipendenti, con creazione di sottogruppi per dipartimento
    Adidas: cassetta delle idee 2.0
    COWI (danimarca): gruppi di lavoro sparsi e iterpiartimentali gestiti con centinaia di tema site ricustomizzati da Sharepoint
    Poste Svizzere: mondi virtuali interni per meeting
    SunGard (nuova Zelanda) sistema di gestione autonoma degli skills dei dipendenti con peer review (i colleghi vedono le valutazioni degli altri colleghi)
    Telecom-187 sistema TUO di gestione dinamica delle informazioni con segnalazioni degli operatori alle persone del marketing e tag cloud dinamica degli argomenti più cercati
    Telecom Portogallo: Cercaperrsone interno con profilo, competenze e evidenza documenti creati
    Nokia: idem
    Barnel & noble: blog dell’AD (Steve Riggio)
    Johnosn & johnson: wiki interno e microblogging (Jitter)
    Ce ne sono molti altri, ho messo i primi che mi venivano in mente

  12. Sabre (10.000 persone): microblogging di Q&A tra dipendenti. Mezzo milione di dollari risparmiati il primo anno grazie alla facilità di trovare competenze interne trasversali
    American Electric Power (22.000 dipendenti): crowsourcing delle idee. 8 milioni di dollari risparmiati in 5 mesi di attività
    Palcemaking: intranet-wiki per tutta l’azienda. Alcune delle pagine dai dipendenti create hanno fornito nuovi standard di produzione. Risparmi di milioni di dollari nella costruzione dei villaggi turistici
    IKEA Usa: this is silly: chiunque veda una stortura organizzativa può segnalarlo e vincere dei buoni sconto
    Gabetti: wiki interno per la revisione delle procedure interne. 4 mesi di tempo risparmati
    Walmart: forum di tutti i dipendenti dei negozi
    ENEL: blog della redazione per raccogliere idee sulla progettazione delle nuove aree intranet
    Regione Emilia Romagna: profilo persone dei dipendenti agganciato ai documenti creati e pubblicati dai dipendenti (su questo può dirti Roerto Cobianchi, che ha contribuito a progettarla)
    Regione Veneto: social tagging e wiki interno per procedure
    BT (110.000 persone, sede UK): hanno tutto, dai wiki ai blog ai gruppi di lavoro con Sharepoint. Sono tutti redattori potenziali
    IBM: hanno tutto, dal Bluetweet a *vari* social network (fringe, beehive). La sperimentazione interna ha permesso di creare un prodotto per le aziende (Lotus connection)
    Avenue A Razorfish (Seattle): wiki interno e documentazione caricata da tutti con tag cloud invece di classificazioni
    Tim: social network interno per operatori del call center: forum tecnici, blog dei vertici e materiali formativi autoprodotti. Meccanismi di rating e ranking dei contributi
    Polizia di Stato: forum interno per tutti i dipendenti delle sedi periferiche. 6.000 messaggi al giorno. Usato per cose tecniche e per discussioni all’interno dei dipartimenti.
    Philips divisione medical: microblogging tra i dipendenti, con creazione di sottogruppi per dipartimento
    Adidas: cassetta delle idee 2.0
    COWI (danimarca): gruppi di lavoro sparsi e iterpiartimentali gestiti con centinaia di tema site ricustomizzati da Sharepoint
    Poste Svizzere: mondi virtuali interni per meeting
    SunGard (nuova Zelanda) sistema di gestione autonoma degli skills dei dipendenti con peer review (i colleghi vedono le valutazioni degli altri colleghi)
    Telecom-187 sistema TUO di gestione dinamica delle informazioni con segnalazioni degli operatori alle persone del marketing e tag cloud dinamica degli argomenti più cercati
    Telecom Portogallo: Cercapersone interno con profilo, competenze e evidenza documenti creati
    Nokia: idem
    Barnel & noble: blog dell’AD (Steve Riggio)
    Johnson & johnson: wiki interno e microblogging (Jitter)

  13. Marco,

    @.mau.: ti sei perso tante cose che sono successe in Telecom, ma è successo a molti. Per fortuna c’è Giacomo a ricordarci un pò di storia! Comunque dopo il BarCamp si sono mosse tante cose, c’è una vitalità sul tema che non si sentiva da tempo. Un consiglio: prova a partecipare di più, magari a scrivere qualcosa dove ti trovi più a tuo agio. Hai commentato il blog di Luca, fatti sentire anche nel blog del “Social Media Club”, ti aspettiamo :)

  14. marco,

    Grazie @Luca e Grazie @Giacomo per la citazione del nostro lavoro per TIM (Campus). Aspettando il libro ci godiamo l’inserto

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